Condiciones de servicio y política de datos de Orquestea

Versión 3.3 · 3 de noviembre de 2026 · vale para los clientes que entren con esta versión

A. Condiciones de servicio de Orquestea

1. Quiénes

Orquestea es una marca con la que una persona natural presta este servicio desde Colombia (sus datos están en B1). Aquí, «Orquestea» es quien presta el servicio y «el negocio» es quien lo contrata: la empresa o la persona que usa los bots. Y «el dueño» es la persona que contrata el servicio a nombre del negocio (si el negocio es una persona, es ella misma). En el plan Empresa, lo que estas condiciones dicen que hace el dueño en el panel (elegir los modos, aprobar las tarjetas de sus conversaciones, conectar apps) también lo puede hacer cualquiera de las personas registradas (punto 6).

2. Qué incluye

Un panel web propio, en una dirección hecha con el nombre del negocio (por ejemplo, heladeria-lupita-7k2.orquestea.com; al comprar en la página se arma sola), al que se entra con un código que llega al correo. En el plan de 1 persona entra solo el dueño; en el plan Empresa, hasta 5 personas, cada una con su propio correo (punto 6).
Un equipo de bots de inteligencia artificial (IA): el Director y hasta 8 bots más (por ejemplo Ventas, Marketing, Investigador). Para tener más bots hay que pasar al plan Empresa (punto 3). El negocio puede crear sus bots (él mismo, pidiéndoselos al Director o tomándolos de «Plantillas») y borrarlos, siempre dentro de ese tope.
La IA va incluida: el negocio no necesita cuenta de ChatGPT ni de otra IA. El uso viene con un cupo por periodo (punto 3).
Crear imágenes con IA (por ejemplo, una pieza para redes): hasta 6 por pedido, 20 al día y 60 al mes para todo el negocio, y cada una gasta del cupo de IA. No se crean imágenes de personas reales o reconocibles.
Buscar en internet (lo hace Perplexity, B5): hasta 30 búsquedas por bot y 60 para todo el negocio al día, y 1.500 al mes; cada búsqueda gasta un poco del cupo de IA.
Dictar con el micrófono 🎤 en vez de escribir (hasta 2 minutos por grabación): el texto queda en la caja de escribir para revisarlo antes de enviarlo.
Publicaciones programadas: el bot de redes le propone al negocio publicaciones de Instagram o de la página de Facebook del negocio (foto, carrusel, reel o video, con su texto, día y hora) en una tarjeta; las que el negocio aprueba salen solas a su hora.
Documentos de cada bot: en el perfil de un bot, el negocio le sube sus documentos (PDF, Word, Excel o texto; hasta unas 30 páginas por bot) y el bot los lee completos en todas sus conversaciones. Se quitan cuando quiera y se borran con el bot.
Conexión de las apps del negocio, en cuatro grupos: correo y agenda (Gmail, Google Calendar, Outlook y Calendly); documentos y archivos (Google Sheets, Google Drive, Google Docs, Excel, OneDrive, Notion y Trello); clientes y ventas (Zoho CRM, HubSpot y Zoho Books); y redes sociales y correo masivo (Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube y Mailchimp). El negocio las conecta y las desconecta él mismo en «Apps», con sus propias cuentas, y en cada bot escoge cuáles usa (los bots nuevos empiezan sin ninguna) y si solo pueden leer («Solo leer»). Con ellas los bots leen y, según el modo (punto 6), escriben, cambian o borran. Lo que le llega a otra persona (enviar un correo, publicar, comentar, compartir un archivo, invitar a alguien o cobrar) pide siempre permiso con una tarjeta (en el plan Empresa la aprueba quien empezó esa conversación: punto 6).
Para conectar las apps, el negocio crea su propia cuenta gratis de Composio (el servicio que hace la conexión), acepta sus términos y pega en «Apps» su llave (un código largo que Composio le da para unir su cuenta con Orquestea); el panel le muestra los pasos y la llave se puede cambiar cuando quiera. Orquestea no le cobra por eso. El plan gratis de Composio deja usar las apps hasta 100.000 veces al mes por cuenta (cada vez que un bot lee o hace algo en una app cuenta como una): si un mes se llega a ese tope, Composio detiene las apps sin cobrar nada hasta el mes siguiente (o hasta que el negocio pase a un plan pago de Composio, por su cuenta). Lo que Composio guarda está en el punto 7.
Montaje inicial incluido, sin costo: el espacio queda listo con el Director, que le pregunta al negocio qué necesita y, con su visto bueno, le arma su equipo de bots. Las apps las conecta el negocio él mismo (arriba).
No incluye por ahora: llamadas de voz, contestar el WhatsApp de los clientes del negocio ni conectar apps que no estén en la lista de arriba (por ejemplo WhatsApp o Shopify).

3. El cupo de IA, el aviso y la recarga

Cada periodo el negocio tiene un cupo de uso de la IA. En el panel se ve como una barrita «IA de este mes» en porcentaje; no se muestra en pesos ni en dólares. El cupo está pensado para que un negocio con uso normal (unos 50 pedidos a los bots al día) llegue al final del periodo. Los trabajos largos (leer muchos correos, revisar hojas grandes, investigar en internet) gastan más, y cada imagen también gasta.
El cupo se renueva cada mes en la fecha de cobro: el mismo día del mes en que el negocio entró (si un mes no tiene ese día, el último día de ese mes). Se renueva ese día aunque el pago de ese periodo todavía no haya llegado: así los bots siguen trabajando durante los 5 días de gracia (punto 10). Lo que no se gaste no pasa al periodo siguiente.
Al llegar al 80 %, la barrita se pone amarilla con un aviso. Orquestea también recibe el aviso.
Al llegar al 100 %, los bots se detienen y el panel lo dice en español. Mientras estén detenidos no contestan, las tareas programadas quedan «Con problemas» y lo que un bot estuviera haciendo puede quedar a medias. Vuelven a trabajar con una recarga, al pasar al plan Empresa o en la siguiente fecha de cobro.
Recarga: cuesta $60.000 y suma a la barrita la misma cantidad de IA en cualquier plan: algo más de la mitad del cupo mensual del plan de 1 persona, o una cuarta parte del de Empresa. Se paga con el enlace de pago de ePayco que indique Orquestea y queda activa el mismo día en que se confirma el pago. La recarga que no se gaste se pierde al empezar el periodo siguiente.
Plan Empresa (para equipos): hasta 5 personas, el Director y hasta 15 bots, y un cupo de IA mayor, pensado para unos 65 a 110 pedidos a los bots al día. Su precio está en el punto 4. Se compra en la página, igual que el de 1 persona.
Pasar a Empresa: puedes cambiar de plan en cualquier momento desde tu panel. Pagas el valor completo de Empresa y comienza un nuevo periodo de facturación, conservando tu modalidad de pago (mensual, trimestral o anual). El valor no utilizado de tu plan anterior se convierte en saldo de IA para tus bots, distribuido entre los meses restantes, sin reembolso en dinero. Si pagas con tarjeta, el cobro anterior se cancela automáticamente. Ejemplo: si pagaste $199.000 el día 1 y cambias a Empresa el 16, pagas $399.000 ese día, se reinicia tu ciclo mensual y recibes aproximadamente $100.000 en saldo de IA.
El cupo es para el uso del propio negocio. No se puede revender ni usar para dar servicio de IA a terceros.

4. Precio y cobro

Forma de pago	Precio al mes	Se paga
Mes a mes	$199.000	$199.000 cada mes
Por 3 meses	$139.000	$417.000 por adelantado, cada 3 meses
Por un año	$109.000	$1.308.000 por adelantado, cada año
Plan Empresa, mes a mes	$399.000	$399.000 cada mes
Plan Empresa, por 3 meses	$279.000	$837.000 por adelantado, cada 3 meses
Plan Empresa, por un año	$219.000	$2.628.000 por adelantado, cada año

Precios finales. No se cobra IVA porque quien presta el servicio no es responsable de IVA. Con cada pago se entrega una cuenta de cobro.
Pago por adelantado, en la fecha de cobro: el mismo día del mes en que el negocio entró. El primer pago se hace al registrarse, completo y sin días gratis.
Cómo se paga: con la pasarela de pagos ePayco. Con tarjeta de crédito, el cobro es automático en cada fecha de cobro, en cualquiera de las tres formas de pago. Sin tarjeta de crédito (PSE, Nequi, tarjeta débito o efectivo) solo se puede pagar por 3 meses o por un año, en un solo pago; en la fecha de cobro llega al correo del negocio el enlace para pagar el periodo siguiente. Orquestea no ve ni guarda los datos de la tarjeta o de la cuenta: los maneja la pasarela. Si el alta es a mano (sin comprar en la página, como hoy el plan Empresa), también se paga con ePayco: con tarjeta de crédito, por una suscripción que cobra sola en cada fecha de cobro, en cualquiera de las tres formas de pago; sin tarjeta de crédito (con débito, PSE o Nequi), solo por 3 meses o por un año, con el enlace de pago que Orquestea le manda en cada fecha de cobro.
Si el negocio cambia de forma de pago (por ejemplo, de mes a mes a un año), el cambio empieza en la siguiente fecha de cobro.
Si el precio cambia, Orquestea avisa por correo con 15 días de anticipación. Lo que ya está pagado por adelantado conserva su precio hasta que termine.

5. Permanencia y retiro

No hay permanencia mínima. El negocio se puede retirar cuando quiera, antes de su siguiente fecha de cobro, escribiendo a hola@orquestea.com desde su correo registrado o, si compró en la página, también desde orquestea.com/cancelar (con un código que llega a su correo): no se le vuelve a cobrar (si paga con tarjeta, se cancela su suscripción en ePayco) y usa el servicio hasta el día antes de su siguiente fecha de cobro. Esa fecha, temprano en la mañana, se apaga su panel (punto 11).
No se devuelve lo ya pagado: ni el mes en curso, ni lo pagado por adelantado por 3 meses o por un año (el precio más bajo es justamente por pagar por adelantado).

6. Cómo trabajan los bots y lo que Orquestea NO promete

Cada bot trabaja en uno de tres modos, que el dueño elige en el panel. Los bots nacen en «Automático» (también el Director, que es el primer bot del espacio); el dueño los puede pasar a «Preguntar» cuando quiera. Lo que pide aprobar sale en el chat como una tarjeta: un recuadro con botones para aprobar o no.

Modo	Lo que el bot hace solo	Lo que pide aprobar (tarjeta)
Preguntar	Conversar	Casi todo lo demás: leer las apps (el correo, las hojas, la agenda, los archivos…), buscar en internet, abrir páginas, crear imágenes, enviar, publicar, escribir
Automático	Lo interno, sin pedir permiso y también de noche o en tareas programadas: leer las apps que el dueño le prendió, buscar en internet, abrir páginas, crear imágenes (dentro de sus topes), recordar, repartirse el trabajo con otros bots y leer lo que otros bots le pasan; y dejar borradores de correo (sin enviarlos)	Lo que sale o cambia algo: enviar correos, publicar en redes, compartir archivos, invitar a citas, escribir, editar o borrar en las apps (menos dejar un borrador de correo), subir o bajar archivos con el navegador, crear bots
Acceso total	Casi todo, sin revisión: también escribir, cambiar o borrar en las apps (correos, hojas, citas, archivos, contactos). Se activa en una conversación, con un aviso antes	Solo lo que le llega a otra persona: enviar un correo, publicar o comentar, compartir un archivo o un calendario, invitar a alguien o cobrar. Eso pide siempre la tarjeta «¿Enviar en tu nombre?». El bot Director no puede ponerse en este modo

Una publicación se puede aprobar por adelantado, y sale exacta. Cuando el bot propone publicaciones en una tarjeta (hoy, en Instagram y en la página de Facebook del negocio: foto, varias fotos, carrusel, reel o video), cada una muestra la cuenta o la página, el texto completo, las fotos o el video tal como van a salir, el día y la hora. Al tocar «Aprobar y programar», el negocio autoriza que Orquestea la publique a esa hora, en su nombre, exactamente así, aunque nadie esté en el panel. Lo aprobado no se cambia: cualquier cambio es otra tarjeta y otra aprobación. Hasta la hora, la puede cancelar en la tarjeta o en el perfil del bot. A la hora, Orquestea revisa que la red siga conectada y prendida en ese bot; si algo falla, no la publica y lo dice en el chat. El negocio responde por lo que aprueba publicar, como por lo que publica él mismo.
Las instrucciones, las habilidades y los documentos de los bots que crea el negocio son del negocio. El negocio crea bots con «Nuevo bot» (él mismo escribe sus instrucciones), pidiéndoselos al Director (que le muestra las instrucciones en una tarjeta y el negocio las aprueba) o tomándolos de «Plantillas» (traen instrucciones escritas por Orquestea, que el negocio puede cambiar). También les agrega, cambia o borra habilidades (pasos para una tarea que se repite), con el botón «Nueva habilidad» o aprobando la que un bot propone en el chat. En todos los casos el negocio puede leer y cambiar esas instrucciones cuando quiera, y responde por lo que escribe o aprueba en ellas y por lo que el bot haga siguiéndolas. Por ejemplo, si le escribe a un bot «ofrece 2×1 a quien pregunte», Orquestea no responde por ese 2×1.
Borrar un bot es definitivo. El negocio puede borrar cualquiera de sus bots menos el Director; antes, el panel le pide confirmar. Al borrarlo se borran sus chats, su memoria, sus documentos y sus instrucciones, sus tareas programadas, su foto y las fotos, documentos e imágenes de sus chats (salvo los que se usen también en otra parte, por ejemplo en otro bot, un chat de grupo, una tarea de otro bot o «Sobre mí»); no se puede recuperar desde el panel y su puesto en el plan queda libre. Lo que no se borra en ese momento está en B8.
Chats de grupo y equipos. El negocio puede borrar sus chats de grupo (se borran sus mensajes y sus tareas dejan de correr; los bots que estaban en él no se borran; lo que queda guardado está en B8) y eliminar sus equipos: los bots y los chats de grupo de ese equipo pasan al equipo del Director, con sus conversaciones; no se borra ningún bot. El equipo del Director no se elimina.
Las personas que entran al panel. En el plan de 1 persona entra solo el dueño. En el plan Empresa, hasta 5 personas, cada una con su correo; las agrega o las quita desde su panel (Ajustes → Cuenta) solo la persona con cuyo correo se registró el negocio. Todas pueden hacer lo mismo: ver todos los bots y todas las conversaciones, hablar con los bots, aprobar tarjetas (las de cada conversación las aprueba quien la empezó), crear y borrar bots, conectar, desconectar y repartir las apps, cambiar las instrucciones y el modo de los bots (también poner una conversación en «Acceso total»), cambiar «Sobre mí» y cambiar la llave de Composio; y todas gastan del mismo cupo. Por ejemplo, en una heladería con plan Empresa, la cajera que entra para hablar con «Caja» también puede borrar «Domicilios» o desconectar el Gmail. El negocio decide a quién registra y responde por lo que hagan esas personas en el panel. Al agregar a una persona, el negocio declara que le mostró esta política y que ella está de acuerdo con que Orquestea use su correo (y su nombre, si lo da) para darle acceso.
No contesta el WhatsApp de los clientes del negocio ni atiende directamente a sus clientes. Los bots trabajan dentro del panel, con las apps que el negocio conecte.
La IA se puede equivocar: puede entender mal, inventar datos (por ejemplo, una promoción que no existe) o dar una respuesta incompleta. Una imagen puede salir con errores o con algo que no se pidió. El dueño revisa lo que aprueba y es responsable de lo que aprueba y de lo que deja en Acceso total.
Una respuesta puede tardar desde unos segundos hasta varios minutos.
No se garantiza que el servicio funcione sin interrupciones: pueden fallar el proveedor de la IA, el servidor, las apps, Composio o la conexión. Las mejoras se instalan de madrugada (hora de Colombia), cuando hay menos uso.
Orquestea no da asesoría legal, contable, médica ni financiera, y no garantiza resultados de ventas.

7. Riesgos que el negocio conoce y acepta

1. En «Automático» los bots trabajan solos, también de noche, sin pedir permiso para salir a internet. Pueden leer un correo, una hoja, una cita, un archivo o lo que les pasó otro bot y enseguida buscar en internet o abrir una página, sin tarjeta. Un correo o una página con instrucciones escondidas para engañar a la IA podría hacer que un bot saque datos del negocio hacia internet (por ejemplo, metiéndolos en la dirección de una página que abre) sin que el dueño lo vea, o que los guarde en su memoria y los use después en otra conversación o se los pase a otro bot. Como los bots nacen en «Automático», este riesgo corre desde el primer día si el dueño no cambia el modo.

2. En «Acceso total» casi todo corre sin revisión. Si un bot en ese modo se equivoca o es engañado (por ejemplo, por un correo con instrucciones escondidas), puede borrar correos, cambiar o borrar datos de las hojas, de la agenda, de los archivos o de las otras apps conectadas (por ejemplo, un contacto de HubSpot), sin que nadie lo apruebe antes. Enviar un correo, publicar o comentar, compartir un archivo o un calendario, invitar a alguien o cobrar sí piden permiso siempre. También podría guardar o copiar datos del negocio dentro de una carpeta, una hoja o un calendario que otra persona le haya compartido al negocio, sin preguntar.

3. Lo que un bot le dice a otro queda en la conversación. Un informe armado con trampa podría pedirle al dueño que apruebe algo que no le conviene.

4. Composio puede guardar lo que leen los bots. La conexión con las apps pasa por la cuenta de Composio del propio negocio (por eso la ventana de la app dice «Composio» al conectar). En su plan gratis, Composio puede guardar hasta un año lo que los bots leen y escriben por ella (el texto de los correos, las hojas, las citas, los archivos, los contactos, las publicaciones); que no lo guarde es un extra de pago de Composio. Además, para que los bots puedan usar las apps, la llave de Composio del negocio queda guardada en su espacio, en el servidor de Orquestea (y cifrada en las copias de respaldo).

Lo que sí está puesto para bajar esos riesgos: lo que le llega a otra persona (enviar un correo, publicar, comentar, compartir un archivo o un calendario, invitar a alguien o cobrar) pide permiso en cualquier modo, también en Acceso total; escribir, cambiar o borrar en las apps pide tarjeta en Preguntar y en Automático (en Automático, dejar un borrador de correo no: se queda en el correo del dueño hasta que él lo envíe); los bots no tienen terminal (no pueden correr programas en el servidor); cada bot usa solo las apps que el dueño le prende (los bots nuevos empiezan sin ninguna) y en cada app se le puede dejar en «Solo leer»; solo se pueden conectar las apps de la lista de A2, y en un espacio de cliente el servidor nunca deja que un bot dé o quite acceso a la página de Facebook, cree webhooks (que mandan datos solos a otra parte) ni automatizaciones de HubSpot; un bot no puede conectar ni quitar apps por su cuenta; el Director no puede estar en Acceso total, así que lo que les encarga a los demás bots respeta el modo de cada uno; los enlaces para conectar cuentas nunca se mandan por correo; cada negocio tiene su espacio aparte en el servidor y usa la IA con su propio acceso (una «llave» propia), con un tope de gasto. Aun así, el riesgo no queda en cero.

Recomendaciones: conectar un Gmail (o un Outlook) que no sirva para recuperar las claves del banco ni de otras cuentas importantes, y que no sea el correo con el que se entra al panel (ahí llega el código de entrada); prenderle a cada bot solo las apps que necesita y usar «Solo leer» cuando solo tenga que leer; pasar a «Preguntar» los bots que lean correos o mensajes de desconocidos si no se quiere correr el riesgo 1; usar «Acceso total» solo en conversaciones con bots que no tengan apps prendidas; y leer con calma cada tarjeta antes de aprobarla.

8. Datos y confidencialidad

El tratamiento de los datos se rige por la política de la sección B, que hace parte de estas condiciones. Para dar soporte, Orquestea no abre el contenido de los correos, las hojas, la agenda, los archivos, las demás apps ni las conversaciones del negocio, salvo que el negocio lo autorice por escrito en cada caso.

9. Soporte

Por correo a hola@orquestea.com, de lunes a viernes (días hábiles en Colombia). En el panel está en el menú del perfil: «Escribir a soporte» (el correo) y «Manual de usuario».
Primera respuesta en máximo 1 día hábil.

10. Si un pago no pasa

Si el cobro con tarjeta de la fecha de cobro no pasa, hay 5 días de gracia para pagar: en esos días ePayco intenta cobrar una vez al día y Orquestea le manda al correo un enlace para pagar con otra tarjeta. Si no se paga, al sexto día el servicio se pausa (queda suspendido): el panel muestra el aviso y los bots no trabajan.
Quien paga sin tarjeta de crédito tiene los mismos 5 días de gracia para pagar el enlace del periodo siguiente; en esos días Orquestea le recuerda por correo. Si no se paga, el servicio se pausa igual.
Durante los 5 días de gracia los bots siguen trabajando, con el cupo del periodo nuevo (punto 3).
Durante la pausa los datos quedan intactos y se siguen respaldando. Al pagar, el servicio vuelve tal como estaba. El periodo nuevo empieza el día en que paga, y ese día pasa a ser su nueva fecha de cobro (quien paga dentro de los 5 días de gracia conserva la suya, salvo si renueva con otra tarjeta).
Si la pausa dura más de 30 días, se trata como terminación del servicio (punto 11).

11. Terminación y borrado de los datos

El negocio puede terminar como dice el punto 5. Orquestea puede terminar si el servicio se usa para algo ilegal, para enviar correo masivo no deseado o para dañar a terceros, avisando por correo.
Al terminar se apaga el panel. Durante los 30 días siguientes el negocio puede pedir, desde su correo registrado, una copia de sus datos. También la puede pedir mientras el servicio está activo. La copia es un archivo comprimido (.zip) con una página que se abre con doble clic, y los mismos datos en un archivo aparte (datos.json) por si los quiere pasar a otro programa. Lleva sus bots con sus instrucciones, habilidades, documentos, tareas programadas y notas; todas sus conversaciones, también las de grupo y las preguntas de las tarjetas; los archivos que mandó en los chats, lo que guardaron los bots y las capturas de su navegador; y lo que contó de sí y lo que los bots aprendieron de él. No lleva las claves y accesos guardados, los ajustes técnicos, la conexión de las apps, lo que los bots hacen por dentro ni los datos de pago. Si un archivo pasa de 50 MB o la copia pasa de 300 MB, lo que no cabe queda anotado en la misma copia. Se manda tal cual, sin abrirla, desde hola@orquestea.com (si pesa más de 20 MB, por el Drive de Orquestea, compartida solo con su correo), en máximo 10 días hábiles. Orquestea no se queda con la copia: 30 días después de mandarla la borra de su correo enviado y del Drive (también de la papelera).
Al día 31, Orquestea: (1) borra del servidor todo lo del negocio (bots, conversaciones, memoria, archivos, ajustes, la llave de Composio); (2) borra las demás llaves del negocio. Los registros técnicos del servidor se borran como dice B8. Las conexiones de las apps viven en la cuenta de Composio del negocio: Orquestea no las desconecta por su cuenta. Para cortarlas, el negocio las desconecta en «Apps» antes de irse, o después desde su cuenta de Composio o desde cada app.
Las copias de respaldo cifradas se borran a los 90 días de terminar (lo hace sola una tarea diaria del servidor).
Lo que está en las apps (correos, hojas, citas, archivos, contactos, publicaciones) sigue en las cuentas del negocio: Orquestea no lo borra. Mientras el servicio está activo, el negocio puede desconectar cada app en «Apps» (la app retira el permiso) o quitar el permiso desde la cuenta de cada app en cualquier momento.
Orquestea conserva solo lo que la ley le obligue a guardar, como las cuentas de cobro, por el tiempo que dice B8.

12. Responsabilidad

Orquestea responde por prestar el servicio con cuidado. No responde por lo que el dueño apruebe en las tarjetas o deje en Acceso total, por los errores de la IA que el dueño no revise, por las instrucciones y habilidades que el negocio escriba o apruebe para sus bots ni por lo que los bots hagan siguiéndolas (punto 6), por lo que el negocio borre, por el uso que el negocio haga de las imágenes que creen sus bots, por los riesgos del punto 7 que el negocio acepta, ni por fallas de las apps, de Composio, del proveedor de la IA o de internet que no dependan de Orquestea. En todo caso, lo máximo que respondería es lo que el negocio haya pagado en los últimos 3 meses.

13. Cambios a estas condiciones

Si las condiciones cambian, Orquestea avisa por correo con 15 días de anticipación, con la versión nueva y su fecha. Si el negocio no está de acuerdo, puede retirarse sin penalidad antes de que empiecen a regir.

14. Ley y ciudad

Estas condiciones se rigen por la ley de Colombia. Las diferencias se tratan primero de arreglar por correo; si no, ante los jueces de Cali.

15. Versión y aceptación

Este documento es la versión 3.3, del 3 de noviembre de 2026.
Se acepta marcando una casilla, antes de entrar al panel, de una de dos formas: (1) al comprar en la página (orquestea.com), antes de pagar; o (2) si el alta es a mano, en la página de aceptación a la que Orquestea le manda al negocio un enlace personal. La casilla dice «Leí y acepto las condiciones del servicio y la política de tratamiento de datos, y autorizo a Orquestea a tratar mis datos como ahí se explica, también fuera de Colombia» (en el plan «Trae tu ChatGPT», también su anexo), y al marcarla se acepta lo que dice la sección «Lo que acepta el negocio al marcar la casilla». Orquestea guarda la versión aceptada, la fecha, la hora y la dirección IP (la dirección de internet desde la que se aceptó); en el alta a mano, también el nombre y el documento de quien acepta.
Orquestea entrega el acceso al panel después de recibir esa aceptación, porque desde el panel el negocio conecta sus apps él mismo.

B. Política de tratamiento de datos personales de Orquestea

Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013 (hoy dentro del Decreto 1074 de 2015) · Versión 3.3 · 3 de noviembre de 2026

B1. Quién es el responsable

Nombre	Felipe Prieto, que presta el servicio con la marca Orquestea
Ciudad (domicilio)	Cali, Colombia
Dirección para notificaciones	Calle 13E #69-53, Cali
Teléfono	+57 318 534 9390
Correo (consultas y reclamos)	hola@orquestea.com
Quién atiende consultas y reclamos	El responsable, por ese mismo correo

B2. Orquestea tiene dos papeles

Responsable de los datos del negocio y de las personas que usan el panel (el dueño y su equipo). Orquestea decide para qué se usan, dentro de esta política.
Encargado de los datos de los clientes, proveedores y contactos del negocio que estén en las apps que conecte (A2) o en las conversaciones con los bots. El responsable de esos datos es el negocio; Orquestea solo los trata para hacer lo que el negocio le pide (B4).

B3. Qué datos se tratan y para qué

Datos	Papel de Orquestea	Para qué
Nombre, correo y celular del dueño; correo (y nombre, si lo da) de las demás personas que entran al panel; nombre del negocio; cédula o NIT y datos para el cobro (con tarjeta, el tipo y el número de documento de quien paga, que pide ePayco); la aceptación de estas condiciones (versión, fecha e IP, la dirección de internet desde la que se aceptó); registro de entradas al panel y del uso del cupo	Responsable	Prestar el servicio, dar acceso, cobrar, dar soporte, avisar sobre el cupo, el cobro, el servicio y los cambios, guardar la prueba de la aceptación y cuidar la seguridad
Correos del Gmail o del Outlook conectado (remitentes, destinatarios, texto y adjuntos que los bots lean)	Encargado	Solo lo que el negocio les pida a sus bots: leer, resumir, redactar o, con aprobación, enviar
Hojas, documentos y archivos de Google Sheets, Google Docs, Google Drive, Excel, OneDrive, Notion y Trello conectados	Encargado	Solo lo que el negocio les pida a sus bots: buscar y leer y, con aprobación o en Acceso total, escribir, guardar o cambiar; compartir pide siempre aprobación
Citas y eventos de Google Calendar, Outlook y Calendly conectados (títulos, horas, lugares, invitados y sus correos)	Encargado	Solo lo que el negocio les pida a sus bots: leer la agenda y, con aprobación o en Acceso total, crear o cambiar citas; invitar a alguien (y en Calendly, todo lo que no sea leer) pide siempre aprobación
Contactos, negocios, facturas y cotizaciones de Zoho CRM, HubSpot y Zoho Books conectados	Encargado	Solo lo que el negocio les pida a sus bots: leer y, con aprobación o en Acceso total, anotar o cambiar; mandar una factura, una cotización, un recordatorio de cobro o un correo pide siempre aprobación
Publicaciones, comentarios y datos de las páginas de Facebook, Instagram, LinkedIn y YouTube conectadas, y las listas de Mailchimp (con los correos de los suscriptores)	Encargado	Solo lo que el negocio les pida a sus bots: leer y preparar; todo lo que no sea leer (publicar, comentar, mandar una campaña) pide siempre aprobación
Conversaciones con los bots, su memoria, sus instrucciones y habilidades, las tareas programadas, los archivos que se suban, la voz que se dicta con el micrófono (no se guarda), las imágenes que creen, lo que se cuenta en «Sobre mí» y lo que los bots aprenden de quienes usan el panel, y el registro de actividad	Encargado	Que los bots trabajen y que el dueño vea lo que hicieron

Orquestea no vende datos, no los usa para publicidad de terceros, no entrena modelos de IA con ellos y no manda novedades ni publicidad por correo: solo avisos del servicio.

B4. Cláusula de encargo (datos de los clientes del negocio)

El negocio es el responsable de los datos personales de sus propios clientes, proveedores y contactos que estén en las apps que conecte (A2) y en lo que escriba a los bots. El negocio declara que tiene la autorización de esas personas para tratar sus datos como lo hace con Orquestea, o que la ley no se la exige.

El negocio autoriza a Orquestea a tratar esos datos como encargado, solo para prestar el servicio y siguiendo sus instrucciones, y a apoyarse en los proveedores de la lista B5, que los procesan con el mismo fin, incluso fuera de Colombia (B6).

Orquestea se compromete a: usar esos datos solo para el servicio; no darlos a nadie fuera de la lista B5; guardarlos con las medidas de B9; avisar al negocio si recibe una solicitud de un titular o si ocurre un incidente de seguridad; y borrarlos al terminar, como dice A11.

B5. Quiénes procesan los datos (proveedores de Orquestea)

Proveedor	Qué hace	Qué datos le llegan	Dónde / qué guarda
Hostinger	El servidor donde viven el panel y los datos del negocio, y el correo hola@orquestea.com	Todos los de B3; en el correo, lo que el negocio le escribe a soporte, su aceptación, la copia de cada cuenta de cobro y la copia de sus datos cuando la pide	El servidor, en EE. UU. (Boston, Massachusetts). El correo hola@orquestea.com pasa por servidores de Hostinger en Europa (Francia y Alemania); Hostinger no publica el país exacto del buzón, y algunos correos que salen pueden pasar por MailChannels (Canadá o EE. UU.) (B6).
OpenRouter	La puerta de entrada al motor de IA y a las imágenes	Lo que el bot le manda a la IA en cada paso, que puede incluir partes de correos, hojas, citas, archivos, de las demás apps y conversaciones; y la descripción de cada imagen que se pide	Empresa de EE. UU. Para el motor de los bots, configurada para usar solo una lista fija de proveedores sin retención de datos y con el registro de entradas y salidas apagado. Para las imágenes, como dice la fila de Google
Amazon Web Services (Amazon Bedrock), Google Cloud (Vertex AI), en ese orden	El motor de IA: el modelo Claude Haiku, hecho por Anthropic	Lo mismo que OpenRouter, menos las imágenes	Empresas de EE. UU. Según OpenRouter, ninguna de las dos guarda lo que se le manda (las dos figuran en su lista de proveedores sin retención para los modelos de Anthropic, 19-oct). Si la primera falla, el pedido pasa a la siguiente, nunca a una empresa que no esté en la lista. Anthropic, la empresa que hace Claude, no está en esa lista: los pedidos los atienden esas dos, en sus propios servidores. Amazon dice en sus páginas que no le pasa a Anthropic lo que se le manda y que puede guardarlo un tiempo solo para vigilar abusos. Google, que solo atiende cuando Amazon falla, no lo aclara en sus páginas para estos modelos. Sus servidores pueden estar en EE. UU. o en otros países: no siempre se puede fijar el país de cada pedido. Caché: para que salga más barato, el proveedor guarda hasta 5 minutos la parte fija de lo que se le manda (las instrucciones del bot y sus documentos, la lista de lo que puede hacer y el perfil «Sobre mí» del dueño) para reutilizarla en el siguiente mensaje.
Google (modelos Gemini), por OpenRouter	Crear las imágenes que pide un bot, y revisar antes que la descripción no pida a una persona real	Solo la descripción de la imagen que escribe el bot (puede llevar un nombre o un dato si el pedido lo trae)	Empresa de EE. UU. Las imágenes (y la revisión de que no pidan a una persona real) se piden por OpenRouter solo a proveedores que no usan los datos para entrenar y no los guardan (sin retención); hoy las atiende Google Cloud (Vertex AI). Google puede procesar la descripción en cualquier país donde tenga servidores: el país no lo fija Orquestea. La imagen queda en el servidor de Orquestea, como un adjunto del chat.
Perplexity	La búsqueda en internet de los bots	Solo la frase corta que el bot escribe para buscar (hasta 300 caracteres; puede llevar un nombre o un dato si el pedido lo trae)	Empresa de EE. UU. Según su documentación, no guarda nada de las búsquedas que le manda Orquestea ni las usa para entrenar; solo deja los datos del cobro (cantidad, modelo, hora). Orquestea usa una sola cuenta para todos los negocios.
OpenAI	Pasar a texto lo que la persona dicta con el micrófono 🎤 del panel	Solo la grabación de voz (hasta 2 minutos), cuando la persona toca el micrófono. Lo que dice puede traer nombres o datos de sus clientes	Empresa de EE. UU. Devuelve el texto a la caja de escribir; Orquestea no guarda el audio ni el texto (la persona lo revisa y decide si lo envía). Según la página de datos de OpenAI (consultada el 19-oct), lo que llega a su servicio para pasar voz a texto no se usa para entrenar y no se guarda, tampoco para vigilar abusos.
Composio	La conexión con las apps del negocio (A2), con la cuenta de Composio del propio negocio	La llave de Composio del negocio, el permiso de acceso a esas cuentas y los datos que los bots leen o escriben	Empresa de EE. UU.; guarda en servidores de Amazon en EE. UU. (Virginia). Cada negocio tiene su propia cuenta y acepta los términos de Composio. En el plan gratis puede guardar hasta un año lo que los bots leen y escriben por esa conexión; con la retención cero (un extra de pago de Composio) solo guarda qué herramienta se usó, a qué hora y si funcionó.
Cloudflare	Las copias de respaldo diarias (cifradas), el código de entrada al panel y la página de registro, pago y cancelación (orquestea.com), con su casilla contra robots (Turnstile)	Copias cifradas, que no se pueden leer sin una clave que Orquestea guarda aparte; el correo de quien entra al panel; los datos del registro y de los pagos: nombre, correo, celular, negocio, plan, el documento de quien paga con tarjeta, el estado de los pagos y la aceptación de las condiciones (versión, fecha e IP); y, en la casilla contra robots, el navegador y la IP de quien llena el formulario, compre o no	Empresa de EE. UU. Las copias y la base del registro y de los pagos, en EE. UU. (región Este de Norteamérica).
Microsoft Clarity	Ver cómo se usa la página orquestea.com para mejorarla. No está en el panel de los bots	De quien visita la página: clics, hasta dónde baja, páginas vistas, tipo de equipo y navegador. Usa cookies	Empresa de EE. UU.
Meta (píxel de Meta)	Medir los anuncios de Orquestea en Facebook e Instagram: cuántas personas llegan a orquestea.com desde un anuncio y cuántas abren el WhatsApp de la página. No está en el panel de los bots	De quien visita la página: las páginas que ve, si toca el botón de WhatsApp, el navegador y su equipo; si tiene sesión en Facebook o Instagram en ese navegador, Meta puede relacionarlo con su cuenta. Usa cookies	Meta Platforms (EE. UU. e Irlanda), bajo sus propias condiciones. Orquestea solo ve números totales en su panel de anuncios, nunca quién es cada persona
Resend	El envío de los correos del sistema: códigos de entrada, avisos y cuentas de cobro	El correo de quien recibe y el texto del correo (en la cuenta de cobro: nombre, negocio, documento y monto)	Empresa de EE. UU. Los correos de orquestea.com salen por su región de São Paulo (Brasil). (B6).
Google (Google Drive)	Mandar la copia de los datos (A11) cuando pesa más de 20 MB	La copia de los datos que pidió el negocio	Empresa de EE. UU. Se comparte solo con el correo registrado del negocio y se borra 30 días después de mandarla, también de la papelera.
Pasarela de pagos	Los cobros: automáticos con tarjeta de crédito y, sin ella, por enlace de pago	Nombre, correo, celular, documento e IP de quien paga y el valor del pago (nunca datos de los clientes del negocio); la tarjeta la recibe ePayco directamente, sin pasar por Orquestea	ePayco (Colombia), bajo sus propias condiciones
Avisos internos: WhatsApp (Meta)	Los avisos que recibe el responsable: uso del cupo, pagos, pausas, cancelaciones y fallas del servidor. Le llegan al celular desde un servidor del responsable	El nombre del espacio del negocio (sale de su nombre o del de la persona) y el aviso: el porcentaje de IA usado y lo gastado en dólares (por ejemplo, «USD 14,40 de USD 18»), el estado de un pago (con su número de factura y los códigos de ePayco) o la falla. Nunca correos, conversaciones, archivos ni datos de sus clientes	WhatsApp es de Meta, empresa de EE. UU., y va cifrado de punta a punta hasta el teléfono del responsable.
Anthropic (Claude) y OpenAI (Codex)	Las herramientas de IA con las que Orquestea hace las altas, los cobros a mano, las copias de datos y el soporte	El correo, el nombre del espacio y el estado de los pagos; no las conversaciones, los archivos ni lo de las apps, salvo autorización escrita del negocio (A8)	Empresas de EE. UU.

Las apps no son proveedores de Orquestea: Gmail y las demás de Google, Outlook, Excel y OneDrive (Microsoft), Facebook e Instagram (Meta), LinkedIn, Notion, Trello, Calendly, Zoho, HubSpot y Mailchimp son cuentas del negocio, bajo sus propias condiciones con cada empresa.
OpenAI no atiende a los bots de la IA incluida: recibe la voz del micrófono y, como herramienta de trabajo de Orquestea, lo que dice la fila de Anthropic y OpenAI (arriba). Las imágenes las hace Google (arriba).
Si un proveedor cambia, Orquestea actualiza esta lista y avisa por correo con 15 días de anticipación.

B6. Datos que salen de Colombia

Para que los bots funcionen, partes de los correos, de las hojas, de la agenda, de los archivos, de las demás apps y de las conversaciones viajan a los proveedores de B5, que son empresas de otros países (el servidor, las copias, la IA, las imágenes, la búsqueda, la conexión con las apps y los avisos por WhatsApp están en EE. UU. o son de empresas de EE. UU.; los correos del sistema salen por Brasil y el correo de soporte hola@ pasa por Europa). Estados Unidos está en la lista de países con nivel adecuado de protección de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Pero el país exacto del servidor que procesa cada pedido no siempre se puede fijar: puede ser EE. UU. u otro país. Orquestea escoge, cuando puede, proveedores de países de esa lista (por ejemplo, excluyó a un proveedor con sede en China). Las excepciones que conoce son los correos del sistema, que salen por Brasil, y el correo de soporte, que pasa por Francia y Alemania, con la autorización que el negocio da al aceptar estas condiciones.

B7. Derechos de las personas y cómo ejercerlos

Toda persona cuyos datos estén aquí (titular) puede: conocer, actualizar y corregir sus datos; pedir prueba de la autorización que dio; saber para qué se han usado; pedir que se borren o revocar la autorización cuando no haya una obligación legal o de contrato de guardarlos; consultarlos gratis; y quejarse ante la SIC después de haber hecho su solicitud a Orquestea o al negocio.

Cómo: un correo a hola@orquestea.com con el nombre, el documento de identidad, qué pide y cómo contestarle. Orquestea responde las consultas en máximo 10 días hábiles (prorrogables 5) y los reclamos en máximo 15 días hábiles (prorrogables 8).

Además, en Ajustes → General, las personas del panel ven lo que los bots aprendieron («Agregado por tus bots») y lo pueden quitar; y el negocio puede pedir una copia de sus datos como dice el punto 11 de las condiciones. En el plan Empresa, ese «Sobre mí» es uno solo para todo el negocio: lo que los bots aprendan de cualquiera de las personas queda ahí, lo leen todos los bots y todas las personas lo pueden ver, cambiar y quitar.

Si la persona es cliente o contacto de un negocio que usa Orquestea, el responsable es ese negocio: Orquestea le pasa la solicitud al negocio en máximo 2 días hábiles, le avisa a la persona que lo hizo y le ayuda al negocio a cumplirla.

B8. Cuánto tiempo se guardan (vigencia de las bases de datos)

Mientras dure el servicio del negocio.
Las copias de respaldo diarias rotan: se guardan las últimas 7 diarias, 4 semanales y 12 mensuales, así que mientras el servicio está activo puede haber copias de hasta unos 12 meses atrás.
Cuando el negocio borra un bot (A6): se borran del servidor sus chats, su memoria, sus instrucciones, sus tareas programadas, su foto y las fotos, documentos e imágenes de sus chats. Se quedan en el servidor, hasta que el negocio pida borrarlos a hola@orquestea.com o hasta el borrado al terminar (A11): lo que dijo en los chats de grupo, los archivos que también se usen en otra parte (por ejemplo, en otro bot, un chat de grupo, una tarea de otro bot o «Sobre mí»), lo que ese bot agregó a «Sobre mí» (se quita en «Agregado por tus bots») y el equipo donde estaba (aunque quede vacío). Lo borrado sigue en las copias de respaldo cifradas hasta que roten (unos 12 meses).
Cuando borra un chat de grupo se borran sus mensajes y sus hilos; sus tareas programadas dejan de correr, pero quedan guardadas (apagadas), y las fotos y documentos que se mandaron en ese chat se quedan en el servidor, las dos cosas hasta que el negocio pida borrarlas a hola@orquestea.com o hasta el borrado al terminar (A11). Cuando elimina un equipo se borran el equipo y sus instrucciones y su memoria compartidas, y sus bots y chats pasan al equipo del Director. Lo que la persona quita de «Agregado por tus bots» deja de usarse; el servidor guarda su texto solo para no volver a agregarlo, hasta el borrado al terminar. En las copias de respaldo sigue hasta que roten.
Las fotos y los videos de las publicaciones programadas (A6) se guardan aparte de los del chat: los de una publicación aprobada, hasta 24 horas después de publicarla (o hasta que se cancela); los de una propuesta que no se aprueba, 7 días; un video que se subió para un reel y no se usó, 7 días (si no se pudo preparar, 1 día). Para publicar, Instagram o Facebook descargan la foto o el video de un enlace temporal del servidor, que deja de funcionar apenas se publica (el de un video para Facebook, a más tardar 30 minutos después). Lo que ya salió queda en la cuenta o la página del negocio y lo borra él desde Instagram o Facebook.
Los registros de la página que no terminan en un pago se borran solos en la limpieza diaria, pasadas 24 horas; si quedó un pago abierto (o una tarjeta en camino en ePayco), cuando eso se resuelve.
El correo con que cada persona entra al panel queda guardado en el servicio de códigos de entrada (Cloudflare), para reconocerla cada vez que entra, y se borra solo a los 6 meses sin entrar.
Los registros técnicos del servidor (entradas, altas, avisos y errores, que pueden llevar el correo del dueño y el nombre del espacio) se guardan como máximo 90 días y después se borran solos. Orquestea conserva solo la lista de las bajas (el nombre del espacio y la fecha del borrado), como prueba de que borró.
Al terminar: 30 días para pedir la copia, borrado del servidor al día 31 y de las copias cifradas a los 90 días (A11).
Lo que guarde Composio, según el plan de la cuenta del negocio (B5).
Después de terminar, Orquestea guarda solo las cuentas de cobro, durante 5 años (o el plazo que indique el contador para los soportes de impuestos), y, durante 1 año, la ficha del registro y de los pagos (nombre, correo, negocio, documento, pagos y la prueba de que aceptó estas condiciones; el celular se borra apenas termina) y los correos de soporte en hola@orquestea.com. Pasado ese tiempo se borran solos.

B9. Seguridad

Cada negocio tiene su propio usuario y su propia carpeta en el servidor, separados de los demás negocios.
Entrada al panel con código al correo y conexión cifrada (HTTPS).
Copias de respaldo diarias, cifradas, fuera del servidor, con la clave guardada aparte.
Cada negocio usa la IA con su propio acceso (una «llave» propia), con un tope de gasto.
Proveedores de IA sin retención de datos (salvo la caché de hasta 5 minutos de B5), también para las imágenes (B5).
Solo se pueden conectar las apps de la lista de A2, y cada bot usa solo las apps que el dueño le prende, con «Solo leer» si se quiere. Un bot no puede conectar ni quitar apps por su cuenta.
Lo que le llega a otra persona (enviar un correo, publicar, comentar, compartir, invitar o cobrar) pide aprobación siempre, también en Acceso total. Escribir, cambiar o borrar en las apps pide aprobación, salvo dejar un borrador de correo en Automático (sin enviarlo) y en las conversaciones que el dueño ponga en Acceso total (A6 y A7).

Ningún sistema es cien por ciento seguro. Si ocurre un incidente que afecte datos personales, Orquestea avisa al negocio y, cuando la ley lo pida, a la SIC.

B10. Datos sensibles y de menores de edad

Orquestea no está pensado para tratar datos sensibles (salud, orientación sexual, creencias, datos biométricos, entre otros) ni datos de niños, niñas o adolescentes. El negocio no debe conectar apps con ese tipo de datos ni pedirles a los bots que los traten.

B11. Cambios a esta política

Si la política cambia, Orquestea avisa por correo con la versión nueva y su fecha, con 15 días de anticipación. Si el cambio afecta para qué se usan los datos, se pide autorización de nuevo.

B12. Desde cuándo rige

Esta política (versión 3.1) rige desde el 22 de octubre de 2026.

Lo que acepta el negocio al marcar la casilla

Al marcar la casilla (en la página de registro o en la página de aceptación del alta a mano, punto 15), quien acepta declara, en nombre del negocio:

Que acepta las Condiciones de servicio de Orquestea y su Política de tratamiento de datos, en la versión que nombra la casilla, y autoriza a Orquestea a tratar sus datos personales (nombre, correo, celular, documento, pagos y uso) para lo que dice la sección B3, también con los proveedores de B5 fuera de Colombia (B6).
Que el negocio es responsable de los datos de sus clientes y contactos que están en las apps que conecte (por ejemplo Gmail, Outlook, Google Sheets o Instagram) y en lo que les escriba a los bots, que tiene la autorización de esas personas para tratarlos, y que autoriza a Orquestea y a los proveedores de la lista B5 a procesarlos como dice la política, incluso fuera de Colombia.
Que para conectar las apps crea su propia cuenta de Composio y acepta sus términos, que su llave queda guardada en su espacio en el servidor de Orquestea y que, en su plan gratis, Composio puede guardar hasta un año lo que leen los bots.
Que las instrucciones y las habilidades de los bots que crea las escribe o las aprueba él, y que responde por ellas y por lo que los bots hagan siguiéndolas; y que borrar un bot es definitivo: se borran sus chats, su memoria, sus instrucciones, sus tareas programadas y las fotos y documentos que le mandó, y no se puede recuperar.
Que entiende y acepta los riesgos del punto 7: en «Automático», el modo con el que nacen los bots, trabajan solos, también de noche, y pueden salir a internet sin pedir permiso después de leer correos, hojas, citas, archivos o datos de otros bots, así que un correo o una página con instrucciones escondidas podría hacer que un bot saque datos del negocio sin que lo vea; y en «Acceso total» un bot engañado puede borrar o cambiar datos de sus apps sin preguntar (enviar, publicar, compartir, invitar a alguien o cobrar sí piden permiso siempre).